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人员规模激增 支出水涨船高?分贝通智能制造方案奉送“解药”
时间:2022-06-23 16:53:24 来源:华夏小康网

伴随《“十四五”智能制造发展规划》等多项政策利好和投资倾斜,智能制造全产业链智能化、数字化、网络化的需求旺盛。不同赛道的智能制造企业上演起了“比、学、赶、超”,不仅大量扩招研发和销售人员,更是投入更多资金和资源于研发、更密集的产品迭代以及更高频的市场活动,以期率先抢占到更大的市场份额。

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与此同时,销售人员差旅费用和研发人员的加班费用等企业支出也同比大幅上升。“企业经营的好不好,财务数据全知晓”。由于很多智能制造企业先期的财务数字化基础薄弱,且更强调事后管控,导致差旅、加班报销总是难管控,预算也难落实。每月月结时财务都需要面对大量报销和票据的处理和审核,结账效率低不说,还总被员工抱怨报销打款慢。

把有限资金投入更重要的环节,对于快速发展中的智能制造企业非常关键。好在最近一家工业机器人企业找到了更有效的支出管理“密码”,选择了分贝通专为智能制造行业打造的数字化支出管理方案。该企业员工通过分贝通App“一站式”享受机票、酒店、用车、用餐等多类商务消费,轻松实现规则内消费;所有消费由企业统一支付,员工无需垫资、报销。如今,这家企业利用分贝通实现员工从每年需要提交近3万张报销单,直接变为基本无需报销,发票数量减少了98%,全流程支出管理的效率提升超90%,费用超支情况也明显减少。

人员扩张,处理发票、报销压力激增怎么办?

“那就让它们少一点、再少一点”

如今,研发和销售等产业人才的高效配置,已成为众多智能制造企业的重要战略之一。据中智调研结果显示,2021年随着经营业绩好转,近四成智能制造企业2021下半年增加研发、数字化和销售人员招聘量。有些智能制造企业甚至做到了一年时间仅销售团队规模就实现三倍增长。

“人才多了,市场活动和加班频率也多了,费用报销就更多了”,相信这是智能制造企业财务共同面对的问题。原来多数智能制造企业的财务在月结的时候,可能只需面对100人左右的差旅报销单和几百份发票审核工作。可如今面对仅销售团队就产生的超3倍规模以及带来的上千份发票审核,再加上因抬头、税号错误、替票、是否为增值税发票等合规性问题的逐一排查,效率“一落千丈”不说,经常加班更是常态。

相比于传统线下申请、事后报销的模式,员工可直接在分贝通App端“一站式”完成多场景消费申请,等待审批就好,无需多应用切换。审批通过后员工可直接在App端消费,并由企业统一支付,员工免垫资、免报销。最终,分贝通会按与财务协商好的结账周期提供“大发票”。

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如今分贝通已覆盖90%的商务消费场景,针对剩下10%仍需报销的情况,也提供了轻量级、更灵活的解决方案,让报销处理和管理效率更高。分贝通不仅支持员工手机、电脑多端报,数据随时同步;还能一张线上申请单提所有报销,让报销单数量大大减少,再配合OCR识别校验发票抬头,自动查重、验真、合规校验,财务的报销申请和审核工作量最大化降低。

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从面对按数量级增长的发票、层出不穷的合规问题到仅需把控一张大发票、处理轻量级报销,财务工作效率自然“蹭蹭涨”。

酒店长包房需求显著,支出容易有盲区怎么办?

“那就让消费透明度高一点,再高一点”

多数智能制造企业销售的分成型收入构成决定了他们的强业绩导向。一个月30天,销售人员恨不得25天都在出差进行新客开发或老客维护,这甚至超过了多数其他行业销售的出差频率,且在不同地点停留较长,一般超过4天。此外,一些智能制造企业提供整装方案,交付和维护更需要通过售后花费一定时间驻场来完成。这种情况下,销售或售后人员经常会产生酒店长包房需求,也容易带来诸多支出管理盲区。

有些智能制造企业销售在长期出差过程中可能会更倾向去“经常光顾”的当地酒店长包房间。这些酒店一般能谈到较低价格,符合差标,在开票环节“较为灵活”,能为一些“职场老油条”的事后虚报提供便利。

员工对消费规则的了解不细致、预算意识薄弱,导致智能制造企业传统的事后管控基本属于“管了个寂寞”。分贝通于业内率先上线“可配置的事前管控规则”模式,以酒店场景为例。在规则设定方面,企业可通过分贝通严格限定不同对象在酒店星级、价格、多人同住等方面的规则,同时支持设置一、二线及其他城市平均每晚房费上限,让规则配置更细化,也更灵活。

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在审批方面,5.0版本中,分贝通上线管理员自定义申请单/复杂审批流配置,可自定义审批人员、审批流程、条件等,满足企业个性化需要。

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如果有售后人员为离客户厂房更近产生特定酒店预订需求,分贝通还能提供代订服务。从申请到审批,酒店消费“不经员工之手”,员工还能“照章办事”,行程数据和消费数据完全透明,财务在酒店费用管理上自然也更省心。不仅如此,用分贝通订酒店还能更省钱。通常而言,智能制造企业的差旅标准不算高且对价格有非常严格的把控。分贝通支持企业协议酒店托管服务以及直采资源,能为客户拿到市场上不同星级酒店最有竞争力的价格选择。

在5.0版本中,酒店场景还接入了携程、华住等平台c端会员体系,企业获得更多价格选择,员工还能继续享积分。

团队规模和支出齐增长,预算管控总比支出慢一步怎么办?

“那就再细致一点、灵活一点”

预算管理是快速成长中的智能制造企业非常关注的能力,但预算难落地也是多数智能制造企业面对的难题。以往由于企业规模稳定,大部分智能制造企业在费用支出项的预算,更多参考往年不同部门在不同类别的花费情况编制。如今企业规模迅速增加,预算编制失去重要“参考系”不说,销售部门差旅费用也水涨船高。智能制造企业财务更习惯像Excel预算报表管控的方式,但这却无法实时在线查询可用预算,“谁的支出多、哪类支出多,执行中是否有调整空间”却只能在支出后才能了解。可见智能制造企业的预算管理缺乏全面性、灵活性,精细化水平较低。

分贝通5.0版本支持全面预算管理,事前预算可编,事中预算可控,事后预算可分析可下钻,一个平台全搞定,预算落地不再困难。同时,为了帮助财务进一步精细化预算管理,分贝通还支持全场景(如机票、酒店等)、多维度(支持部门、项目、个人)的灵活配置,如需预算调整可直接在线完成,并留痕便于日程跟踪。

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此外,预算落实更灵活也是分贝通预算管理能力中的优势。一方面,系统打通信息流、预算流和审批流,支持自定义时间和对象,实时了解预算执行情况。平台还支持预算预警通知,及时通知预算不足情况,让财务提前应对。如遇超预算情况则无法提单,大大降低计划外支出。

在使用分贝通近3年后,某智能制造企业CFO这样反馈:“智能制造企业不仅对技术要求高,同样看重资金的把控和员工体验。使用分贝通数字化方案后,财务认为企业费用支出更透明,管理效率也变高了,费控也更有效。同时,这种看似更‘严苛’的流程,也没有让我们的业务人员感觉到太大的负担,反而免垫资、免报销,能更专注于业务发展。”如今分贝通服务于包括哪吒汽车、海柔创新、高仙机器人、蓝箭航天、极飞科技、仙工智能、Yeelight、浙江力诺等众多智能制造企业,覆盖新能源汽车、工业及农用机器人、航天运输系统、工业级物流、流体控制、智能照明等多类智能制造细分赛道。

“让审核票据压力小一点,让支出更透明一点,让预算管理更灵活细化一点”...分贝通依托这“一点点”改变,为这些搭乘时代快车的智能制造企业提供了最全面的支出管理解决方案,在提升整体管理效率的同时,能切实为智能制造企业客户平均降本20%。未来,分贝通将继续夯实自身优势,提升产品完备能力,推动智能制造企业的财务数字化转型高效落实。

编辑:MJSC

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